生産性向上

「こんなにも俺たちは時間を無駄にしていたのか…」デキるビジネスマンの最強時短ツールを使った1日


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photo by morrosv7

俺たちはいくつもの業務時間を無駄にしてきた

今回紹介するのは世にもデキる男の物語だ。デキる男、つまり時間をうまく使う男のこと。

時間をうまく使う男は、いったいどのような時短ツールを使っているのか。

今回はビジネスパーソン必見のJDO(時間をうまく使うデキる男)の一日を追った。

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8時50分 出社!

俺はとあるIT系会社に3年勤めている

チームを任せられる身になったとはいえ、まだまだ業界では修行の身。

先輩や上司が出社する時間よりも“5分早く出社“が俺ルール。Googleスケジュールをいち早く確認したあとはチーム内のタスクをチェック。

あ、山田さんに見積書の発行を頼まないと!

忘れていたタスクをchatworkでチーム内の部下(山田)に連絡!

スムーズにタスク化して漏れとミスを防ぐぜ。これも時短の一つ!

chatwork
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9時30分 業務開始!アポ調整はどうしよう?

業務開始!届いたメールは朝イチで返すぜ!

山盛り溜まったメールもGmailの返信定型文機能を有効化して、返信定型文を作成しておけばササッと終わっちゃうな。

『来週中に1本商談が……いつにしよう? っていうか、先方の都合はどうなんだろう』

おっと、ここはスケジュールをCu-hackerで調整だ!

そういえば、Cu-hackerは3月にアップデートされて、「みんなで調整」機能がついたんだとか。

まず仮スケジュールを押さえて、複数人の希望を聞いたり、それをメールで伝えて……一つ一つが積み重なって意外とスケジュール調整って面倒なんだよな。

Cu-hackerなら手軽に複数の人と投票形式でアポの日程を調整できるから時短になるし超便利!

アポイントの日時提案が5秒で終わったぜ

Cu-hacker
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参考:「gmailのテンプレート(返信定型文)を作成

10時 調子が乗ってきたところで打ち合わせが……

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チーム内で打ち合わせ。情報はTalknoteを活用してクライアント別に作成してある。これで「あの情報はどこ見ればいいんだっけ?」と迷うことがない。

情報がまとまっているだけで打ち合わせだって時短出来るんだぜ!

このクライアントは過去に納期が一日遅れたから、タイトにスケジュール組んだら危ないよ

デキる男は、過去の事例共有も忘れないぜ。

Talknote
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11時 クライアントから電話が……

会議から戻ると担当クライアントから電話が!
mamemoをタッチで一瞬のうちに立ち上げて、内容をメモ。

やるべきことは、マメモのToDo機能を使って入れてしまえ!これならゴミも出やしない。

mamemo
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12時 ランチ!気になる同僚に近づくチャンス……!

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同僚4人と近くの和食屋でランチ。

ランチではNo more 愚痴

休憩時間は部下になるべく仕事以外のことを考えてもらいたいからな。午後も同じ空間で働くんだし。

後輩女子に先輩ってモテますよね~」と言われ、

全然そんなことないけど(笑) でも、佐藤さんに言われると嬉しいよと返したら社内チャットでLINEの佐藤さんのIDがッ!

気になる後輩女子との距離も縮まったし、今日はラッキー。

日替わりの明太子定食は美味かった。

13時30分 会議!ついに俺の時代がやってきた……!

大プロジェクトを任せられた!

企画のプレゼンはPreziで。Prezi の魅力は資料全体が一枚で完結できるイラストっぽくなるところ。PowerPointの紙芝居はもう時代遅れだぜ!

prezi参考動画

部下も絶賛の俺の提案だったが、上司からは厳しい指摘をもらった。結果また次回に再プレゼンに。

大丈夫、厳しい上司こそ俺には必要なんだ。

下調べが少し足りなかった俺の責任だ。突っ込まれる隙を与えてしまったのだから。

議事録はSIGNを使ってブラウザ上で手早く共有、完結!時短!

SIGN
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14時45分 営業に行ってきます!

そういえば、アポが入ってたんだ!

プレゼン後、クライアントへ直行。

行きの電車の中で書いているのは「日報」なんだぜ。(※詳細後述)

デキる男はスキマ時間も時短のために活用するッ!

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そういえば、名刺入れに名刺が溜まってきたな……。

クライアントと名刺交換したあとは、Sansanを活用。
名刺をスキャンするだけで簡単にデータ化。顧客管理やマーケティング・営業活動が楽になり、時短につながるんだな、これが。

Sansan
Sansan

16時30分 タスクとの戦い!女神よ!俺に振り向け!

営業から帰ってくれば、社内チャットから分かるタスクの山。だが、心配は要らない。

俺はすべてのタスクに優先順位をふった。

タスクに優先順位をつけるときのコツは3つ
-1:期日が近いなどの緊急度
-2:物事の重要度
-3:労力が要るものか

この3点にフォーカスして、優先順位が高いもの順で勝負をかける。

そして、+α 1タスク30分以下が俺の時短ルール。かつ仕事のクオリティは落とさない。

これで定時まで燃えることができるぜ!

急ぎで出す見積書はmisocaを活用してオンライン上でサクッと作成だ!

misoca
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17時45分 新人にアドバイス!お前は独りじゃないぜ?

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新入社員の高橋がまたミスをした。あの電話の様子を見ると先方からクレームがきたな。

ミスのフォローはスピード命。

すぐヒヤリングして、教え、学ばせる。

組織なんだし、1人で全てをこなそうと思うなよ。足りない部分はチームで補っていこうぜ。

俺も昔こんなことがあってさ……

おっと、いけない。ついつい会議室で長話をしてしまった。

18時32分 もう定時が……!日報を書かないと!

気がついたら定時を過ぎていた!

でも、大丈夫。

さっき営業帰りの電車の中でgamba!を使って日報書いたからな。スマートフォン操作も簡単だったし、パッと送って解決!超時短!

そして、マメモに入れたToDoリストをチャットワークのタスクに入れる。ついでだから翌日のタスクとスケジュールを確認しておこう。

gamba!
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19時 退勤!時短できた時間で飲み会へ。

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節約した時間で大学時代の友人たちと飲み会!

なんでも、大学時代の後輩が何かの相談をしたいようだ。

年下の愚痴は夜にひっそり大きな心で聞いてやらないとな。あっ、あとで佐藤さんにもLINEで連絡してみよう。

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【結果】

JDO(時間をうまく使うデキる男)は
世の中のツールを最大限駆使する

デキる男が使っている時短ツールで、明日からあなたも時短の魔術師に。

※編集部注:この物語はフィクションです。

(編集・執筆:サムライト


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