モチベーション管理

部下が5名を超えたら必見!面倒なモチベーションアップミーティングや目標設定面談のスケジュール調整をたった1分で終わらせる仕事術


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マネジメント

チームで成果を出すキモは「マインドセットミーティグ」

4月といえば、新入社員が入社したり部署異動が活発なタイミング。
この際に最重要なイニシエーション(=儀式)がモチベーションアップミーティング」です。

「モチベーションアップミーティング」とは簡単に言うと、チームの向かうべき方向性と個人のやりたいことをすり合わせ、チームの成果を上げるためのミーティングのこと。

経営者やマネージャー、リーダーといったリーダーシップを要求されるビジネスマンの方々は、この「モチベーションアップミーティング」を効果的に行う事が重要です。

たとえば同じ道の距離を歩くのでも、方向がわかっていなかったり、自分が進みたい方向と真反対だったりすると、辛さが全然違いますよね?

つまり「モチベーションアップミーティング」には、チームメンバー全員が、楽に目標に向かっていくための道しるべという役割があります。

モチベーションアップミーティングを怠ると陥る罠

しかしこのモチベーションアップミーティングが意外とクセモノ。

リーダーになるからには、自分自身の成果をあげていくことが最低限の責任。
しかし同時にチームメンバーの成果も引き上げていかなければならず、メンバーとの時間に自の時間がどんどん奪われていくのです。

ここで陥りがちな罠は、「メンバーを信用して任せる」という決断。

一見すると素晴らしい決断に見えますよね?
しかしチームメンバーのことを理解していない状態でこれをやってしまうと、チームが崩壊する可能性が大きい諸刃の剣。

具体的には、

チームメンバーの心の話を聞く時間を取らない

チームメンバーの不満が溜まりモチベーションが下がる

結果が出ない

ミーティングの内容が「成果中心」になる

チームメンバーの心の話を聞く時間が取れない


という具合。

この状態に陥ってしまうとどのような悲劇がまっているかは、経験者なら寒気がするくらいわかるはずです。

ただ、プロジェクト進行が進めば進むほど、これに時間を割くのが経営者やマネージャーにとって大きな負担になっておざなりになりがちなのも事実です。

「タスク」から「アポ」という発想転換

ではどうやるとチームメンバーとのモチベーションアップミーティングをしっかりと行っていけるのでしょうか?

その答えは、チームメンバーとのミーティングを「タスク」から「アポ」に変えてしまうことです。

みなさん、クライアントとのアポだったら遅くとも1週間前には調整していますよね?
チームメンバーとのミーティングもそれと同じようにしてしまえばいいのです。

「そうは言っても、クライアントのように調整したりするのは面倒だよ。 メンバーに勝手に予定は入れるくらいの主体性は持ってほしいな。。。 こっちも忙しいし。」

という心の声もごもっとも(笑)

確かにそうですよね。
実はスケジュール調整ってこんなに手間のかかる作業なんですから。

“一般的な”[スケジュール調整の手順]

まずカレンダーを見て

日程を記憶して

メールに書き起こして
(この途中で電話がかかってきたり話しかけられて中断してやり直したり)

日程が重なり再調整のためにカレンダーを見て・・・(以下略)

これだけでスケジュールを1つ調整する間に3−5分くらい使っていますし、何より間違えがあってはならないので精神的負担が大きい作業ですよね。

もちろんチームメンバーが5名ほどであれば、大変だけどなんとかなっちゃいますよね?

でもここでうまく仕組み化しておかないと、マネージャーになって10名以上の人数をマネジメのする時、振り返りの時期のたびに調整にリソースが割かれてチーム力低下、、、なんて本末転倒な状況に。

だからこそ今のタイミングでチームメンバーとのモチベーションミーティングや面談の仕組み化することをオススメします。

その方法、実はたった3つのポイントさえクリアすればOKなんです。

スケジュール調整を楽にするための3つのポイント

その3つのポイントはこれ!

チェックボックス18px日程を選択する手間をなくす

チェックボックス18px日程を書きおこす手間をなくす

チェックボックス18px再調整が発生しないようにする

それではこれをどうやっていけばいいのでしょう?

Cu-hackerを活用したスケジュール調整

今回のこのようなスケジュール調整に最適なツールが「Cu-hacker」です。
手前味噌ですいません、私の主力サービスです。

スケジュール調整の手間をゼロにする「Cu-hacker」

Cu-hacker(クウハッカー)トップページ



何を隠そう私は元営業マンで、このようなやり取りに時間が割かれるのがいやで考えついたサービスです。
私が自信を持ってオススメできなかったら、やっている事業の意味がないくらいオススメなんです。

1.Cu-hackerとは

「Cu-hacker」とは、シンプル&スピーディーにスケジュール調整ができるスケジュール調整アシスタントツール
Cu-hackerはこちらをクリック

googleカレンダーと同期しかつ無料で使い始められるので、多忙なビジネスマンのアポやスケジュール調整、ミーティングの調整には最適のツールです。

操作はとても簡単。
はじめて使う人でもすぐに理解できるように徹底的にシンプルに設計しました。

2.Cu-hackerの特徴

では早速使い方を。

Cu-hackerへアクセスし、googleアカウントでログインすればすぐに使い出すことができます。
googleアカウントでログイン

googleカレンダーが同期されたら、空いている時間をクリック。
そうすると、その選択した日程がテキスト化されます。
それをコピペするだけでスケジュール調整メッセージを作成することができるのです。

Cu-hacker基本画面

モチベーションアップミーティングでの活用方法

Cu-hackerを使えば、例えばチームメンバーが5名いた場合、たった1分で5名分の調整を完了させることができるんです。

その方法はこれ!

1.Cu-hackerで空き時間を4−6候補選択

Cu-hackerで日程をテキスト化

2.仮予定として登録

Cu-hacker予定の仮登録

3.メールorチャットツールに調整URLごとコピペ(これを人数分繰り返す)

Cu-hacker&チャットワーク

4.メンバーが登録してくれるのを待つだけ

Cu-hackerチームメンバー予定確定画面

チームメンバーはCu-hackerを使っている必要はありません。
チームメンバーが日程を決定してくれれば、あなたのカレンダーに自動的に予定を登録します。
もちろん仮予定として設定していた日時は、決定した予定以外自動的にリリースされるのでご安心を!

Cu-hackerを使うメリットは、
・日程を書き出さなくていい
・同じ予定を送っても他の人が先に埋めれば自動的に埋まってダブルブッキングをしない
・調整が完了してもカレンダーに登録しなくてもいい

という点にあります。

これによって、空き時間を選択するだけで予定が調整してしまうので、1人あたりたった10秒でスケジュール調整が終わってしまうのです!

例えば10人のメンバーがいる方の場合は約2分(100秒)でアポイントが終了!

普段あなたはいつもどれくらいアポイント調整に時間を使ってますか?

Cu-hackerで節約された時間を何に使いますか?

まとめ

さて、これであなたはアポイントのために奪われてた時間がまるごと自分の時間になってるはず。

この捻出された時間で、チームメンバーのことを考える時間を生み出すことで、チームとして大きな成果を生み出しましょう!
リーダーになってチームメンンバーを持ったときこそ、大きな成長のチャンスです。

自分が動きやすい環境だけではなく、「人に動いてもらいやすい環境を作る」だったり、「チームメンバーを理解する」ということが重要なタスクになっていきます。

選択と集中、そして時間は工夫して捻出。これが出来る経営者&マネージャーの基本です。

これらの新しい課題に対して集中できるように無駄な時間はごっそり圧縮し、大事なことに専念する時間を捻出してさらなるステップアップを目指しましょう!


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